Tevredenheidsenquête 2025/2026 - FAQ

Naar jaarlijkse gewoonte wordt er in januari/februari een tevredenheidsenquête uitgestuurd naar (eenheidsleiding). Tijdens deze bevraging wordt er ook gepolst naar jullie tevredenheid over Keeo. Daarbij krijgen jullie de mogelijkheid om vragen en/of opmerkingen mee te geven.

Aangezien de tevredenheidsenquête anoniem wordt ingevuld, werden jullie vragen en opmerkingen hieronder gebundeld.

Zit je toch nog ergens vast? Is het antwoord nog niet helemaal wat je zoekt of werd de vraag/opmerking verkeerd geïnterpreteerd? Aarzel niet om contact op te nemen: mail naar keeo@fos.be of telefonisch via 09 245 45 86 (vraag naar Carola).

Wensen en opmerkingen mogen ook steeds doorgegeven worden via https://feedback.fos.be/.

Kan je naar alle leden een sms versturen?

Je kan vanuit Keeo een sms sturen naar alle leden, mits volgende beperkingen:
- Je hebt de nodige rechten
- Max 200 leden per keer
- Deze optie is enkel beschikbaar via je Smartphone (Android of iOS) of Mac.

Werkwijze
Ga naar 'Alle leden' of kies de inschrijvingsgroep waarnaar je wil smsen.
Selecteer de leden die je wil bereiken.
Klik op het tekstballonnetje rechtsboven.

Personen met de functie Assistent-Eenheidleiding zouden ook volledige toegang tot Keeo moeten hebben.

Als eenheid kies je zelf wie welke toegangsrechten heeft. Klik door naar het artikel rond 'Toegangsrechten'.

Vind je dat je in een bepaalde functie te weinig rechten hebt? Spreek de Keeo-verantwoordelijke van je eenheid aan.

Toegangsrechten

Als Keeo-verantwoordelijke heb je in Keeo de volledige toegang tot elk onderdeel van jouw eenheid. Het is mogelijk om (zelfgemaakte) functies meerdere lees- en bewerkrechten toe te wijzen. Zo kan je dus jouw medeleiding extra rechten geven om bepaalde ledengegevens, de boekhouding, activiteiten of webshops te laten beheren in Keeo.

Keeo DocumentatieSimon Backx

Kan leiding ook activiteiten aanmaken?

Ook dit hangt af van de toegangsrechten gekoppeld aan een specifieke functie (zie vorige vraag).

Wil je dat een takleider de kampen/weekends voor de eigen tak kan aanmaken?
Zorg dan dat de optie 'Activiteiten beheren' geactiveerd is bij de functie 'Takleider x'.

In onderstaand voorbeeld zal de 'Takleiding van Bevers' de gegevens van de Beverleden kunnen bewerken alsook activiteiten beheren. Je zal enkel activiteiten kunnen aanmaken waar Bevers zich kunnen inschrijven.

Werd er een algemeen evenement aangemaakt (door iemand met volledige toegang) bv. zomerkamp. Dan zal de Takleiding van Bevers de inschrijvingen voor de Bevers kunnen opvolgen indien dit zo werd ingesteld in de instellingen van de activiteit.

Hoe kan ik zien wie er ingeschreven is voor een activiteit/weekend/kamp?

Ga naar de activiteit en klik door op 'ingeschreven leden'. Heb je volledige toegang, dan zie je alle leden over de takken heen.
Heb je enkel toegang tot een specifieke (lees: je eigen) tak, dan zie je enkel de leden van deze tak.
Toegangsrechten voor activiteiten moeten apart worden toegekend (zie vorige vraag).

Deze gegevens kan je ook gemakkelijk exporteren: ... > Exporteren naar > Excel / PDF.

Selecteer je geen leden, dan zal de export alle inschrijvingen bevatten.

Niet alle evenementen mogen zichtbaar zijn voor iedereen.

Tijdens het aanmaken van een activiteit kan je bij de instellingen ervoor kiezen om een beperking op één of meerdere standaard leeftijdsgroep(en) toe te voegen.
In het filmpje hieronder zal de activiteit Leidingsweekend enkel zichtbaar/beschikbaar zijn voor leiding.

Zie ook 'Beperkingen op inschrijvingsgroepen'.

Ouders hebben nog geen toegang tot Keeo maar we willen de inschrijvingen en bijhorende betalingen wel registreren via Keeo.

We raden sterk aan om Keeo zo optimaal mogelijk te benutten. Ouders zelf aan de slag laten gaan, hoort hier dus ook bij. Denk hierbij aan inschrijvingen voor activiteiten, weekends en kampen of de (her)inschrijving voor een nieuw scoutsjaar.

Wil je eerst zelf Keeo nog wat leren kennen vooraleer je de ouders introduceert?
Dan kan je er toch voor kiezen om de inschrijvingen en betalingen te registreren in Keeo en dit als opvolgtool te gebruiken. Wees je ervan bewust dat dit waarschijnlijk dubbel werk is.

Maak een activiteit aan. Activiteiten met 3 of meer overnachtingen moet je sowieso aanmaken in Keeo (kampmelding!).

Activiteit aanmaken

Je kan via het het portaal Mijn eenheid als Keeo-verantwoordelijke een activiteit aanmaken voor de leden en leiding van jouw eenheid. Je klikt hiervoor op de knop Activiteiten (in het midden bovenaan de pagina) en daarna op de knop +Nieuw (rechts bovenaan de pagina). 💡De activiteitenmodule is beschikbaar voor alle

Keeo DocumentatieSimon Backx

Hoe doe ik een kampmelding?

Een kampmelding is verplicht voor alle activiteiten die 3 overnachtingen of langer duren. Een zomerkamp moet je altijd melden. Activiteit aanmaken Om een kampmelding te kunnen indienen moet je eerst een activiteit aanmaken. Eenmaal de activiteit werd gecreëerd zal je - afhankelijk van het type activiteit dat werd gekozen -

Keeo DocumentatieJan Verbeure

Stel: ouders kunnen zich inschrijven door een overschrijving te doen met een specifieke mededeling (buiten Keeo). Papa Lacroix schrijft het kampgeld voor Welp Lacroix over.
Schrijf het lid zelf in voor de activiteit en registreer de betaling als ontvangen.

Hoe schrijf je leden in als Keeo-verantwoordelijke?

Een bestaand lid inschrijven Wil je graag een bestaand lid inschrijven, iemand die ooit al was ingeschreven in het ledenplatform van FOS (zowel in de vorige of nieuwe Keeo). Dan heb je 2 mogelijkheden: Bestaand lid opzoeken Klik op het + teken rechts bovenaan op het tabblad leden. Via de knop

Keeo DocumentatieSimon Backx

Online vs handmatige betalingen

Online betalingen Kies je enkel voor online betalingen via Stripe en/of Payconiq? Dan worden de betalingen in Keeo automatisch gemarkeerd als betaald. Dit betekent minder opvolgingswerk langs jullie zijde, uiteraard tegen een kleine kost. Kies je enkel voor deze betalingsmethodes, gebeuren betalingen meteen bij het inschrijven/bestellen. Geen achternageloop

Keeo DocumentatieCarola Cuppens

Hoe zet ik leden over aan de start van een nieuw scoutsjaar?
Hoe vermijd ik dat ouders hun kind inschrijven in de verkeerde tak.

De info en tips hoe je leden zelf kan inschrijven of laten inschrijven aan de start van het nieuwe scoutsjaar vind je in onderstaand artikel onder 3.1 Keuze of leden zichzelf kunnen inschrijven of niet.

Stappenplan opstart werkjaar

Je bent Keeo-verantwoordelijke van jouw eenheid, maar wat moet je nu net in orde brengen bij de opstart van een werkjaar? We geven je hieronder een handig stappenplan, zodat de opstart van jullie ledenadministratie vlot verloopt. Webinar Heb je het infomoment Keeo gemist, of zit deze info al redelijk ver?

Keeo DocumentatieSimon Backx

Onze eenheid heeft opeens opmerkelijk veel SOM-leden; hoe kan dat?

Of je wenst gebruik te maken van het SOM-tarief, werkt op basis van vertrouwen.
Wil een lid hier gebruik van maken, dan dient 'Financiële ondersteuning' aangevinkt te worden.

Het is belangrijk om hier goed over te communiceren.
Hou het aantal SOM-leden dus zeker in de gaten en merk je een grote stijging, dan kan dit verschillende oorzaken hebben:

• Als ouders zelf de gegevens kunnen aanpassen in Keeo is dit ook laagdrempeliger dan iemand te moeten aanspreken en expliciet te vragen om het SOM-tarief toe te passen.
• Mensen lezen niet altijd alles goed en hebben dit per ongeluk aangevinkt.

Twijfel je? Communiceer nog eens open over de verschillende tarieven. Wil je mensen hierover individueel aanspreken, benader ze dan discreet.

Tarieven en Co.

3 tarieven: Standaard-, SOM- en Solidariteitstarief Indien je je inschrijft voor een activiteit van FOS Nationaal, zal je zien dat je altijd de keuze hebt uit 3 tarieven, nl. 1. Standaardticket - spreekt voor zicht 2. Ticket op Maat of UiTPAS met kansentarief Dit komt neer op 1/5 of

Keeo DocumentatieCarola Cuppens

Waarom is het niet mogelijk om betalingen voor verschillende kampinschrijvingen op verschillende rekeningen te laten komen?

Sommige eenheden hebben een aparte rekening per tak en beheren inkomsten en/of uitgaven voor hun tak met dat potje. Idealiter worden in dit geval betalingen voor (bepaalde) inschrijvingen/activiteiten gerelateerd aan tak X ook meteen overgeschreven naar de rekening van tak X.
Aangezien je met 1 betaling soms voor meerdere leden of zaken betaald (bv. lidgeld + inschrijving weekend of lidgeld meerdere kinderen van verschillende takken); is dit geen optie. Om diezelfde reden is het niet mogelijk om meerdere bankrekeningen op te geven.

Ik moet filters/sorteeropties telkens opnieuw instellen./
Ik heb mijn weergave aangepast maar ik moet dit telkens opnieuw instellen.

Goed nieuws:
NIEUW: Indien je kolommen toevoegt/sorteert op een bepaalde kolom bij 1 inschrijvingsgroep, worden deze instellingen overgenomen bij de andere inschrijvingsgroepen.

Hou er wel rekening mee dat deze instellingen misschien niet onthouden worden, afhankelijk van de cookie-instellingen van je browser.

We zijn er ons van bewust dat dit deel van Keeo nog geoptimaliseerd kan worden.

• Filter(combinaties) kunnen opslaan
• Filteren op geboortejaar (vereenvoudigen)

Kan ik gebruik maken van een e-mailsjabloon voor het e-mailen/versturen van documenten (fiscale attesten / deelnamebewijzen).

Opgeslagen sjablonen zijn niet zichtbaar wanneer je wil mailen vanuit een document.
Je kan wel het automatisch sjabloon voor documenten aanpassen.
Ga naar instellingen > Meer > E-mailsjablonen > Automatische > rubriek 'Placeholder' > Standaard e-mail naar documenten

Ik heb enkel de rijksregisternummers nodig van leden < 14 jaar, hoe zorg ik ervoor dat niet iedereen zijn rijksregisternummer wordt opgevraagd?

Je kan dit op 2 niveaus instellen, nl. eenheid of inschrijvingsgroep.

1. Eenheid
   Meer > Instellingen > Persoonsgegevens van leden
   Vink 'Rijksregisternummer' aan maar voeg een conditie/beperking toe. Een rijksregisternummer is enkel noodzakelijk voor het opstellen van fiscale attesten en dan dient dit te gebeuren voor leden < 14 jaar.
   Aangezien fiscale attesten vaak pas in het daaropvolgende kalenderjaar worden opgemaakt, nemen we een beetje marge en stellen we als conditie 'Leeftijd is kleiner dan 14 in'.

2. Inschrijvingsgroep
   Indien het rijksregisternummer op eenheidsniveau is uitgeschakeld, kan je ervoor kiezen om het wél in te schakelen bij de jongste takken (t.e.m. 14 jaar). Hiervoor ga je per tak naar de instellingen en vink je bij 'Persoonsgegevens verzamelen' 'Rijksregisternummer' aan.

Medische fiche

Er is standaard een medische fiche opgenomen in Keeo. Deze fiche werd opgesteld door FOS Nationaal en bevat de belangrijkste zaken.

Is de medische fiche niet 100% naar wens? Dan kan je altijd zelf een vragenlijst opstellen en toevoegen.

Vragen(lijsten) activeren of toevoegen

In Keeo vind je standaard al heel wat gegevens terug van je leden. bv. (voor)naam, geboortedatum, adres- en contactgegevens. Vind je dat er als eenheid bepaalde gegevens ontbreken? Dan kan je deze zelf toevoegen. Op welk niveau? Waar je deze gegevens toevoegt, hangt een beetje af van het type

Keeo DocumentatieCarola Cuppens

Vragenlijsten opstellen

In dit artikel geven we wat meer uitleg over hoe je een vragenlijst kan opstellen. 💡Vergeet niet goed op te slaan. Zolang je onderaan een blauw vakje met ‘opslaan’ ziet, is je werk NIET (volledig) opgeslagen! Als je een vraag aanmaakt in een categorie van een vragenlijst zal je de

Keeo DocumentatieCarola Cuppens

Voor welke type evenementen kan ik de inschrijvingen via Keeo laten verlopen?

Je kan het zo gek niet bedenken, of je kan Keeo inzetten om de inschrijvingen te registreren. We maken onderscheid tussen:

1. Activiteiten = interne inschrijvingen
   Denk hierbij aan jullie weekends, kampen en deelname aan specifieke activiteiten bv. schaatsen. Enkel leden met een profiel in Keeo kunnen inschrijven.

2. Activiteitenmodule voor leden & leiding - Keeo Documentatie

De activiteitenmodule gebruik je voor individuele inschrijvingen van ingeschreven (niet perse verzekerde) leden. Bv: kamp, weekend, activiteit, kerstfeestje, etc. (aanmaken via ‘Mijn eenheid’ tabblad ′ Activiteiten’)

Keeo Documentatie

1. Verkoop = externe inschrijvingen
   Voor evenementen zoals een spaghettifestijn, fuif of wafelverkoop kan je een webshop opzetten via 'Verkoop'. Hier kan je alle bestellingen ontvangen, ook van externen.
   Er zijn heel wat mogelijkheden!

4. Webshops - Keeo Documentatie

Webshops gebruik je voor openbare activiteiten of verkopen waar ook niet ingeschreven leden voor kunnen inschrijven. Bv: Eetfestijn, fuif, uniformenverkoop, koekjesverkoop, etc. (aan te maken via ‘Mijn eenheid’ tabblad ′ Verkoop’). Tip: Maak een activiteit aan en zet de inschrijvingen op gesloten. Zet de link van je aangemaakte webshop in de beschrijving van jouw activiteit. Zo zullen jullie leden de aangemaakte webshop (bv. eetfestijn) ook zien in hun activiteitenkalender.

Keeo Documentatie

Is het mogelijk om losse kosten aan te rekenen en op te volgen in Keeo?

Ja! Zie onderstaande artikels.

Tarieven en Co.

3 tarieven: Standaard-, SOM- en Solidariteitstarief Indien je je inschrijft voor een activiteit van FOS Nationaal, zal je zien dat je altijd de keuze hebt uit 3 tarieven, nl. 1. Standaardticket - spreekt voor zicht 2. Ticket op Maat of UiTPAS met kansentarief Dit komt neer op 1/5 of

Keeo DocumentatieCarola Cuppens

Online vs handmatige betalingen

Online betalingen Kies je enkel voor online betalingen via Stripe en/of Payconiq? Dan worden de betalingen in Keeo automatisch gemarkeerd als betaald. Dit betekent minder opvolgingswerk langs jullie zijde, uiteraard tegen een kleine kost. Kies je enkel voor deze betalingsmethodes, gebeuren betalingen meteen bij het inschrijven/bestellen. Geen achternageloop

Keeo DocumentatieCarola Cuppens

Wish-list

Jullie gaven ook een aantal wensen door via de tevredenheidsenquête. Ik soms ze hier even op.

Op de planning - nog geen exacte timing

• Aanwezigheidslijst
• Mails versturen, inclusief medeleiding/externe e-mailadressen

Nemen we mee - We bundelen jullie wensen en nemen deze mee naar ons periodiek overleg met de ontwikkelaars.

• (profiel)foto toevoegen
• Ouderviewer (i.f.v. verder helpen bij vragen)
• Activiteiten: kunnen aanduiden als iemand NIET meegaat
• Sorteren/Filteren op geboortejaar eenvoudiger maken
• Max. aantal plaatsen per geboortejaar
• "Landingspagina" - plaats waar je info kan vastpinnen (bv. nieuwsbrief, contactgegevens, etc)

(Voorlopig) out of scope

• Administratie vzw
• Financiën (Kasboek / import bankbestanden, ...)
• Badgewerking