Stappenplan opstart werkjaar

Je bent Keeo-verantwoordelijke van jouw eenheid, maar wat moet je nu net in orde brengen bij de opstart van een werkjaar? We geven je hieronder een handig stappenplan, zodat de opstart van jullie ledenadministratie vlot verloopt.

Webinar

Heb je het infomoment Keeo gemist, of zit deze info al redelijk ver? Dan kan je de Webinar bekijken!

Stap 1: Keuze of leden zichzelf kunnen inschrijven of niet

Elke ouder, lid of leiding kan een eigen account in Keeo aanmaken. Jullie eenheid kan ervoor kiezen om de leden zichzelf te laten inschrijven in jullie eenheid via Keeo. We raden dit uiteraard aan om meerdere redenen. Het zorgt ervoor dat de gegevens van jullie leden (en ouders) up-to-date blijven en bespaart enorm veel tijd en administratie. Wanneer je hiervoor kiest, is het altijd nog mogelijk om leden zelf in te schrijven, te verplaatsen of te verwijderen als Keeo-verantwoordelijke.

Via onderstaande knoppen vind je de uitgebreide info terug over hoe je dit net allemaal kan instellen en opvolgen.

Stap 2: Betaalmethodes instellen

Leden die online via de inschrijvingspagina inschrijven kunnen via enkele online betaalmethodes betalen die je zelf als eenheid kan kiezen. Je kan ook meerdere betaalmethodes combineren. Deze (online) betaalmethodes kunnen ook gebruikt worden voor de inschrijving aan activiteiten en andere afrekeningen.

Stap 3: Instellingen controleren

Er zijn heel wat mogelijkheden in Keeo. Controleer dus alle instellingen uitgebreid onder Mijn eenheid (via het tabblad instellingen) en personaliseer waar nodig . Als je alle instellingen volgens voorkeur hebt aangepast, zal de opvolging van de administratie van jouw eenheid een stuk vlotter verlopen.

Stap 4: Valgmoment(en)

Op 1 september en op 15 november vinden steeds vlagmomenten plaats. Het vlagmoment is de deadline in Keeo om alles in orde te zetten. Voor die datum moet je als Keeo-verantwoordelijke zorgen dat alle ledengegevens in orde staan en al je leden in de juiste takken zijn verdeeld. Voor een aantal verplichte gegevens verwachten we dat die al tegen begin september goed staan (keeo-verantwoordelijke, eenheidsleiding, ...). Neem dus zeker ook de uitgebreide info over het vlagmoment door, zodat jouw eenheid tijdig in orde is.

Stap 5: Documentatie doornemen

Er zijn veel mogelijkheden en functionaliteiten in Keeo. Keeo is niet enkel een tool voor je verplichte ledenadministratie in orde te brengen, maar een allesomvattende administratieve tool. Neem dus zeker de uitgebreide documentatie van Keeo door, zodat je alle functionaliteiten ontdekt! Keeo zal ook blijven evolueren en er zullen functionaliteiten blijven bijkomen.

Hieronder lijsten we alvast enkele handige functionaliteiten op:

• Activiteitenmodule voor het organiseren van jullie weekends, evenementen, kamp, etc. voor ingeschreven leden & leiding (met bijhorende betaling).
• Andere inschrijvingsgroepen aanmaken en beheren (ook voor leden die je niet verzekert)
• Toevoegen van extra persoonsgegevens per lid (bv: medische fiche) en deze evt. ook koppelen als vereiste bij een inschrijving aan een activiteit.
• Exporteren van gegevens en mailen naar leeftijdsgroepen en werkgroepen.
• Lees- en schrijfrechten toepassen op elk niveau, bv: beverleiding kan de tak bevers volledig beheren of enkel de gegevens lezen (of geen rechten). Een medeleider of externe persoon toegang geven tot het beheer van een webshop of activiteit.
• Vlot en makkelijk opvolgen van (online) betalingen van inschrijvingen (zowel lidgelden van leden, inschrijvingen aan (jullie) activiteiten en de afrekening van het lidgeld per lid aan FOS Nationaal).
• Het opmaken en automatisch uitsturen van bewijzen van deelnames en fiscale attesten naar jullie leden en leiding op basis van hun inschrijving (aan activiteiten) in Keeo.
• Het openzetten van een webshop voor bijvoorbeeld een financiële actie.

Vragen

Heb je na het doornemen van de documentatie toch nog vragen? Contacteer ons dan via keeo@fos.be en we helpen jou met plezier verder.