Nieuw werkjaar aanmaken

Een werkjaar start op 1 september en eindigt op 31 augustus. Vanaf 1 juli (2 maanden op voorhand) is het mogelijk om een nieuw werkjaar aan te maken om jullie inschrijvingen op te starten. Hierdoor kan je dus tijdelijk in 2 werkjaren tegelijk aanpassingen doen.

Als je als eenheid ervoor kiest om zelf geen nieuw werkjaar aan te maken tijdens de zomerperiode, dan zal Ravot dit automatisch voor jullie doen op 1 september. Vanaf 1 september is het dan ook niet meer mogelijk om aanpassingen te doen in het vorige werkjaar.

Hoe maak je een nieuw werkjaar aan?

Ga naar de 'Leden' tab. Links onderaan kan je switchen tussen de verschillende werkjaren. Kies het volgende scoutsjaar. Het scoutsjaar dat ingesteld is als huidig werkjaar in Keeo herken je aan het vinkje.

Zodra je het nieuwe werkjaar aanduidt, zal je een pop-up venster te zien krijgen met extra informatie.

Zodra je op de knop Kopie maken klikt, zal Keeo het nieuwe werkjaar aanmaken. Zoals je in de pop-up kan lezen, vergeet zeker niet:

De prijzen en leeftijdsbeperkingen van jouw leeftijdsgroepen in te stellen/aan te passen.

De structuur van jouw leeftijdsgroepen blijft behouden. Is het de eerste keer dat je de inschrijvingen via Keeo laat verlopen? Vergeet het lidgeldbedrag niet in te geven.
Verhoog je de prijs van het lidgeld? Pas deze dan aan via instellingen van de inschrijvingsgroepen.
Zoniet betalen leden niet / te weinig lidgeld.

Controleer per leeftijdsgroep alle instellingen en zet ze open

De inschrijvingen van alle leeftijdsgroepen staan bij het openen van een nieuw werkjaar automatisch op gesloten. Controleer per leeftijdsgroep alle instellingen en zet deze open als je wil dat leden (of ouders) zichzelf kunnen inschrijven. Het is altijd mogelijk om als Keeoverantwoordelijke leden in te schrijven in een leeftijdsgroep, ook al staan deze op gesloten. Een leeftijdsgroep open zetten is deze zichtbaar maken, zodat leden (of ouders) zichzelf kunnen inschrijven via hun eigen account.

Controleer de algemene instellingen

Controleer niet alleen de instellingen per leeftijdsgroep, maar ook de algemene instellingen van je eenheid via Mijn eenheid - tabblad 'meer' - instellingen.

Leden uitnodigen of inschrijven

Vergeet niet leden opnieuw in te schrijven voor het nieuwe werkjaar of jullie leeftijdsgroepen open te zetten en jullie leden/ouders te contacteren met de vraag om zichzelf in te schrijven voor het nieuwe werkjaar.