Overzicht

Leden uitnodigen of herinneren om zichzelf in te schrijven

Je kan leden een uitnodiging of herinnering sturen via mail om hen opnieuw in te schrijven voor het nieuwe werkjaar.

Ga naar het tabblad leden van het laatste scoutsjaar en selecteer de leden die je wil bereiken via mail.

Selecteer de leden, leeftijdsgroep(en) of 'alle leden' die je een e-mail wil sturen.
Klik op het berichticoontje (vlieger) rechts bovenaan.
Nu kan je een e-mail opstellen naar deze leden. Via de knop magische tekstvervanging kan je jouw e-mail personaliseren. Je kan ook een template opmaken van deze mail, zodat je deze mail kan opslaan en later hergebruiken. Je kan jouw e-mail sturen naar de leden, ouders van leden of beide.
Het aantal geadresseerden zie je steeds rechts bovenaan in de mail staan.

💡

Als je een mail (in bulk) verstuurd vanuit Keeo, zal in het mailtje bij ieder lid de persoonlijke beveiligingscode onderaan in de mail worden meegestuurd. Deze hebben ze nodig om hun gegevens te koppelen aan het account, als het e-mailadres van dit account in onze database onbekend is.

Waarom deze methode gebruiken?

Leden hoeven zelf niet meer na te denken met welk account ze moeten inloggen. Door op de knop 'open Keeo' te drukken wordt dat voor hen geregeld. Hun e-mailadres wordt namelijk automatisch ingevuld. De persoonlijke beveiligingscode van elk lid wordt ook standaard meegestuurd in de mail. Zo vermijd je vragen van leden (of ouders) die geen leden kunnen toevoegen aan hun account, omdat ze geen beveiligingscode hebben. Lees dus zeker ook via de knop hieronder de info over de beveiligingscodes door, vooraleer je een mail in bulk verstuurd vanuit Keeo of de leden op een andere manier uitnodigt om zichzelf in te schrijven via Keeo.

Beveiligingscodes

❗

Tip: Als herinneringsmail (of uitnodiging) kan je ook alle leden van vorig werkjaar selecteren en als filter de aansluitingstatus op Verlopen zetten (dit kan enkel vóór het vlagmoment). Hierdoor selecteer je alle leden die vorig werkjaar waren ingeschreven en tot nu toe nog niet voor het nieuwe werkjaar. Als je alle leden van deze lijst selecteert, kan je hen rechtstreeks mailen vanuit Keeo om hen een herinnering (of uitnodiging) te sturen om zichzelf in te schrijven in Keeo.

💡

Tips om ervoor te zorgen dat leden in de juiste groep ingeschreven worden:
- Je kan een mail versturen per geboortejaar/volgjaar en zo duidelijke instructies meegeven voor welke tak ze zich moeten inschrijven.
- Plaats in de instellingen van de inschrijvingsgroepen een restrictie op de geboortejaren, zo zien ouders enkel de inschrijvingsgroep dat gekoppeld is aan het geboortejaar van hun kind

Uitnodigen

Als je een of meerdere leden aanvinkt, kan je ze via de rechtermuisknop ook uitnodigen voor een specifieke tak.

Opgelet: er wordt geen automatische mail verstuurd, dat moet je zelf nog doen (zie hierboven).

Het voordeel van deze werkwijze is dat je gemakkelijk kan opvolgen wie uitgenodigd werd en wie zich al dan niet inschreef. Wanneer je mensen uitnodigt voor een tak, zal er een tabje 'uitnodigingen' verschijnen bij de instellingen. Mensen die op de uitnodiging ingingen, verdwijnen uit het overzicht. Zijn er geen uitnodigingen verstuurd of ging iedereen in op de uitnodiging, dan is dit tabje dus niet zichtbaar.