Overzicht

Wat moet ik doen voor de deadlines van 1 september en 15 november?

15 november is ondertussen goed ingeburgerd. Dit "vlagmoment" is het controletijdstip en dus de deadline in Keeo om alles in orde te zetten. Maar eigenlijk hebben we twee deadlinemomenten:

  • 1 september:
    • Voor deze datum zorg je dat de instellingen van je leeftijdsgroepen in orde staan voor komend scoutsjaar.
    • Je vult alle verplichte functies in zodat FOS Nationaal weet wie ze kunnen contacteren. De verplichte functie zijn: keeoverantwoordelijke, eenheidsleiding, afgevaardigden voor de AV van FOS en 1 persoon die post kan ontvangen van FOS Nationaal.
    • In ideale omstandigheden heb je ook al alle leiding gekoppeld aan de juiste takken. Geen nood als dit niet lukt voor 1 september.
  • 15 november: alle actieve leden zitten in Keeo en zijn ingeschreven bij de juiste takken. FOS Nationaal kan de nationale lidgeldbijdragen aanrekenen. Leden die vorig werkjaar waren ingeschreven en nu nog niet, dus de aansluiting verlopen hebben, zullen bij deze deadline automatisch worden aangepast naar niet verzekerd.

Op de startpagina van Jouw eenheid zie je als Keeo-verantwoordelijke een overzicht van welke zaken je hebt aangevuld en welke je nog moet aanvullen en bevestigen voor het vlagmoment.

Zodra je voor alle onderdelen in orde bent, zal er een groene balk verschijnen met de melding dat je in orde bent voor het vlagmoment in Keeo. Je kan evt. later nog op de knop Toon stappen klikken om eventuele wijzigingen door te voeren.

Wil je graag extra info over elke verplichting? Klik dan op één van onderstaande titels voor extra uitleg.

Ken alle verplichte functies toe aan je leidingsploeg

Verplichte functies

De vier verplichte functies (Keeo-verantwoordelijke, Eenheidsleiding, Eenheidsafgevaardigde AV FOS (3), Ontvangt post van FOS) moeten toegewezen worden aan minstens één leiding. Je kan ook optionele functies toewijzen, maar deze zijn niet verplicht. Hoewel het vlagmoment pas op 15 november is, verwachten we dat deze functies begin september al in orde staan. Zo weten we vanuit FOS Nationaal wie we kunnen contacteren indien nodig.

  • Keeo-verantwoordelijke: verantwoordelijke van de ledenadministratie. Deze persoon heeft automatisch de volledige toegang tot jullie eenheid in Keeo.
  • Eenheidsleiding: het aanspreekpunt van de eenheid.
  • Ontvangt post van FOS: ontvangt alle fysieke post en pakketjes vanuit FOS Nationaal (bv. startpakket).
  • Eenheidsafgevaardigde AV FOS: elke eenheid heeft drie stemmen op de Algemene Vergadering van FOS Open Scouting. De drie personen met deze functie ontvangen de uitnodiging voor deze AV en hebben stemrecht (kan niet zomaar doorgegeven worden, indien iemand anders wil gaan, moet je ook deze functie in Keeo veranderen).

    Om een functie toe te kennen zorg je er eerst voor dat de persoon is ingeschreven in Keeo, daarna kan je functies toekennen door het lid open te klikken in het tabblad 'Leden'. Daar kan je met de rechtermuisknop op een lid klikken en "Functies bewerken" kiezen.

Leiding koppelen aan een tak

Elke tak moet minstens één leiding toegewezen hebben.

Op het tabblad leden kan je per leeftijdsgroep de ingeschreven leden en toegewezen leiding bekijken. Wil je leiding toewijzen als leiding of takleiding van een bepaalde tak? Dan ga je eerst naar de leeftijdsgroep leiding (waar de persoon is ingeschreven) en klik je met de rechtermuisknop op deze persoon. Via Functies bewerken (rechtermuisknop op een lid) kan je deze persoon ook leiding maken van een bepaalde tak. Zodra je de functie hebt toegewezen, zal deze persoon dus ook zichtbaar zijn onder de leiding van de betreffende leeftijdsgroep.

De standaardinstelling van Keeo is dat elke leiding die is toegewezen aan een leeftijdsgroep, de leesrechten (kan bekijken) heeft op deze gegevens. Deze instelling kan je ook wijzigen, waardoor je meer (kan bewerken) of minder rechten (geen toegang) geeft aan personen met deze of andere functies.

Voeg een standaard e-mailadres toe

Je moet minstens één e-mailadres opgeven waarmee je e-mails kan versturen vanuit Keeo. Het is ook mogelijk om meerdere e-mailadressen op te geven en deze eventueel te koppelen aan (een) bepaalde leeftijdsgroep(en) waaruit je kan versturen.

Schrijf leden in

Je moet minstens 1 lid of leiding inschrijven bij elke tak vóór het vlagmoment. Gebruik je een bepaalde tak (tijdelijk) niet? Dan kan je deze verwijderen bij de instellingen van de leeftijdsgroepen.

Het vlagmoment is geen deadline voor de inschrijvingen. Je kan het hele jaar door leden (laten) inschrijven. Op het vlagmoment (15/11) zullen de leden met de aansluiting verlopen, automatisch aangepast worden naar niet verzekerd, waardoor ze dus niet meer verzekerd zijn voor het huidige werkjaar als ze niet opnieuw de aansluiting actief hebben verkregen.

Kijk je facturatiegegevens na

Voeg één of meerdere juridische entiteiten toe. Als je zowel een feitelijke vereniging als een VZW hebt, voeg ze dan beide toe. De eerste in de lijst wordt standaard gebruikt. De facturatiegegevens worden o.a. gebruikt voor de facturatie van de transactiekosten van jullie ingestelde betaalproviders.

Bevestig dat je leeftijdsgroepen in orde zijn

Stel bij elke leeftijdsgroep het ingestelde tarief in dat wordt gevraagd bij de inschrijving van een lid. Als je wilt dat leden (of hun ouders) zichzelf kunnen inschrijven met hun account, dan zet je de leeftijdsgroep op 'open'. Als Keeo-verantwoordelijke is het altijd mogelijk om leden in te schrijven, ook al staat de leeftijdsgroep op 'gesloten'.

Wil je graag dat er extra persoonsgegevens (bv. medische fische) worden opgevraagd of wil je graag met een wachtlijst werken voor een bepaalde leeftijdsgroep omdat jullie een ledenstop hebben? Dan kan je dit hier ook instellen per leeftijdsgroep.

Bevestig de betaalmethodes voor inschrijvingen

Kies uit welke betaalmethodes de (ouders van) leden kunnen kiezen bij de online inschrijving of bij de betaling van aangemaakte activiteiten met een bijhorende inschrijvingsprijs. Je kan meerdere betaalmethodes combineren.