Takken en andere groepen beheren
Inschrijven ≠ automatisch verzekerd
Zowel takken als andere (werk)groepen zijn allemaal "inschrijvingsgroepen". Je kan leden zelf toevoegen aan inschrijvingsgroepen als Keeo-verantwoordelijke (of personen die de rechten op deze inschrijvingsgroepen hebben verkregen). Hierdoor zijn deze leden nog niet automatisch verzekerd. Enkel leden met de status 'actief' zijn verzekerd bij FOS en zullen bijgevolg aangerekend worden op de eerstvolgende lidgeldfactuur.
De Takken worden automatisch overgenomen van het vorige werkjaar. Op zich is er weinig verschil met de werkgroepen, behalve dat je verzekerd (= aansluiting actief) moet zijn. Keeo zal automatisch de aansluiting op actief zetten. We willen uiteraard dat jullie leden en leiding verzekerd zijn tijdens al jullie FOS-activiteiten. De inschrijvingsgroepen staan standaard gesloten.
Controle om leden zichzelf te laten inschrijven
Wil je dat leden zichzelf kunnen inschrijven voor een bepaalde tak? Dan zet je deze open en zal deze tak zichtbaar zijn als een (ouder van een) lid zichzelf wil inschrijven bij jullie eenheid. Het lid moet uiteraard ook voldoen aan de juiste leeftijd van deze tak.
Via Breng Keeo in orde (tabblad start onder Mijn eenheid) kan je overzichtelijk nakijken welke leeftijdsgroepen open of gesloten staan, voor welke leeftijden en het bijhorende inschrijvingstarief. Je controleert dus best zeker onderstaande zaken:
- Zorg ervoor dat alle leeftijden kunnen inschrijven in een bepaalde tak. De leeftijden mogen overlappen bij meerdere takken, maar dan krijgt (de ouder van) het lid deze 2 takken als keuze.
- Als je de tak open zet en geen tarief (€0) instelt zullen leden zich gratis kunnen inschrijven. Dit vermijd je dus best.
- Het is altijd mogelijk om uitzonderingen (bv: lid dat een groep ouder of jonger zit of de leidingsploeg) handmatig in te schrijven als Keeoverantwoordelijke, ook al staat de tak op gesloten. Vergeet ook geen bijhorende handmatige aanrekening voor dit lid toe te voegen indien nodig (fiche lid openen en tabblad rekening openen).
Andere
Andere groepen zijn standaard niet zichtbaar als inschrijvingsgroep waar leden of leiding kunnen voor inschrijven. Je kan bij de instelling per leeftijdsgroep of werkgroep er wel voor kiezen om deze eventueel open te stellen en een tarief aan te koppelen, waardoor leden of leiding hier zichzelf voor kunnen inschrijven. Meestal worden werkgroepen aangemaakt en gebruikt voor de interne werking en niet opengesteld. Het tarief van een werkgroep staat standaard op € 0.
Extra categorieën
Je kan ook extra categorieën aanmaken. Zo is het bijvoorbeeld mogelijk om de categorie 'helpende handen' aan te maken. Je maakt een groep 'Kookouders' aan en schrijft alle kookouders in die misschien deze zomer mee willen gaan koken op kamp. Door deze ondersteunende leden in te schrijven als Keeo-verantwoordelijke zijn ze nog niet verzekerd en hebben ze de status niet verzekerd of verlopen (of ze zijn al ingeschreven voor dit werkjaar en dan hebben ze wel de status actief). Nu kan je vanuit Keeo snel en makkelijk een mail sturen naar iedereen in deze lijst met de vraag wie dit jaar graag meegaat. Op basis van de antwoorden kan je per persoon hun aansluiting wijzigen door ze een verzekering voor occasionele vrijwilliger toe te wijzen.
Aansluiting aan lid toevoegen
Als Keeo-verantwoordelijke kan je een aansluiting aan iemand toewijzen door te klikken op het lid, zodat hun persoonlijke fiche opent en op het tabblad aansluiting een aansluiting (=verzekering) toe te voegen.
