1. Ledenadministratie
Proefperiodes instellen en gebruiken
Lees hier hoe je gebruik maakt van proefperiodes.
Leden uitnodigen of herinneren om zichzelf in te schrijven
Je kan leden een uitnodiging of herinnering sturen via mail om hen opnieuw in te schrijven voor het nieuwe werkjaar. * Ga naar het tabblad leden en kies de leden die je wil bereiken via mail. Je kan ook de ledenlijst van vorig werkjaar selecteren door links onderaan een ander werkjaar
Beveiligingscode
Als een ouder, lid of leiding een account heeft aangemaakt en deze persoon wil zichzelf of een gezinslid toevoegen, maar het e-mailadres is niet bekend in onze database, dan zal deze persoon eerst een beveiligingscode moeten ingeven na het ingeven van de gegevens van het lid. Deze persoonlijke beveiligingscode kan
Takken en andere groepen beheren
Inschrijven ≠ automatisch verzekerd Zowel takken als andere (werk)groepen zijn allemaal "inschrijvingsgroepen". Je kan leden zelf toevoegen aan inschrijvingsgroepen als Keeo-verantwoordelijke (of personen die de rechten op deze inschrijvingsgroepen hebben verkregen). Hierdoor zijn deze leden nog niet automatisch verzekerd. Enkel leden met de status 'actief' zijn
Stappenplan opstart werkjaar
Je bent Keeo-verantwoordelijke van jouw eenheid, maar wat moet je nu net in orde brengen bij de opstart van een werkjaar? We geven je hieronder een handig stappenplan, zodat de opstart van jullie ledenadministratie vlot verloopt. Webinar Heb je het infomoment Keeo gemist, of zit deze info al redelijk ver?
Hoe stel ik in dat leden zichzelf (niet) kunnen inschrijven?
Via instellingen onder Mijn eenheid zal je als Keeo-verantwoordelijke eerst enkele zaken moeten nakijken en eventueel aanpassen vooraleer leden zichzelf kunnen inschrijven: Inschrijvingsgroepen beheren Zorg ervoor dat je per leeftijdsgroep het juiste inschrijvingstarief hebt ingesteld en welke gegevens (gegevensverzameling) je wil opvragen aan elk lid. Je zal dit voor elke
Wat moet ik doen voor de deadlines van 1 september en 15 november?
15 november is ondertussen goed ingeburgerd. Dit "vlagmoment" is het controletijdstip en dus de deadline in Keeo om alles in orde te zetten. Maar eigenlijk hebben we twee deadlinemomenten: * 1 september: * Voor deze datum zorg je dat de instellingen van je leeftijdsgroepen in orde staan voor komend scoutsjaar.
Hoe schrijf je leden in als Keeo-verantwoordelijke?
Een bestaand lid inschrijven Wil je graag een bestaand lid inschrijven, iemand die ooit al was ingeschreven in het ledenplatform van FOS (zowel in de vorige of nieuwe Keeo). Dan heb je 2 mogelijkheden: Bestaand lid opzoeken Klik op het + teken rechts bovenaan op het tabblad leden. Via de knop
Hoe schrijven leden zichzelf in?
Je hebt alles mooi ingesteld als Keeo-verantwoordelijke, maar hoe schrijven leden zichzelf nu precies in? Hoe stel ik in dat leden zichzelf kunnen inschrijven? 1. Aanmelden of aanmaken van een account in Keeo Via de startpagina van Keeo kan elk lid, leiding of ouder een account aanmaken in Keeo. Elk
Hoe verplaats ik een inschrijvingsgroep naar een andere categorie?
Je kan een groep verplaatsen door naar de instellingen te gaan van de inschrijvingsgroepen via het tandwiel. Eerst krijg je een overzicht van de bestaande categorieën. Klik door op één van de categorieën. Klik met je rechtermuisknop op de groep (of via de drie puntjes) die je wilt verplaatsen. In
Persoonsgegevens instellen
Bij zowel de ledenadministratie als de activiteitenmodule kan je persoonsgegevens instellen om meer of minder informatie te verzamelen. Dit is een behoorlijk geavanceerde functie waar je redelijk ver in kan gaan. Hier vind je wat extra informatie om je op weg te helpen. Persoonsgegevens van leden instellen bij de algemene
Deelname of inschrijvingsbewijzen aanmaken
Sommige mutualiteiten of overheden vragen bepaalde attesten voor bijvoorbeeld de terugbetaling van een kamp of inschrijvingsgeld. Daarvoor kan je automatisch deelname-, inschrijving- en/of betalingsattesten aanmaken in Keeo. De meeste mutualiteiten zullen ook hun eigen template online beschikbaar maken, maar die hoef je niet te volgen. Het is namelijk onmogelijk
Openstaande bedragen van leden bijhouden
In Keeo kan je bij elk lid een openstaand bedrag aanrekenen. Handig om de betalingen (bv. voor een T-shirt) met leden te regelen als die geen geld bij hebben of daarvoor nog te jong zijn. Of om bijvoorbeeld het openstaande bedrag van vrijwilligers bij te houden. Keeo voegt ook automatisch
Ontbrekende gegevens van leden
Wat als je tijdens het jaar nood hebt aan nieuwe gegevens van jouw leden, of als je leden hebt geïmporteerd of manueel toegevoegd hebt maar nog enkele gegevens ontbreken? Volg dan deze flow. 1. Voeg eventueel de nieuwe gegevens toe bij 'Instellingen' > 'Vragenlijsten en gegevens van
Betaalmethodes voor inschrijvingen instellen
Leden die online via de inschrijvingspagina inschrijven kunnen via enkele betaalmethodes betalen die je zelf kan kiezen. Je kan deze betaalmethodes aanvinken als Keeo-verantwoordelijke via Instellingen > Betaalmethodes voor inschrijvingen . Je kan meerdere betaalmethodes combineren. Online betaalmethodes Online betalingen zijn uiteraard het gemakkelijkst, hierbij heb je zelf geen opvolgingswerk meer.
E-mailadressen instellen
Stel in vanaf welke e-mailadressen automatische e-mails verzonden worden en met welke e-mailadressen je zelf kan versturen. Keeo stuurt automatisch e-mails, bv. voor een bevestiging van een aansluiting of inschrijving. Die e-mails worden verzonden vanaf e-mailadressen die je zelf kan instellen. Dat doe je best ook altijd. Instellen kan via
Waar kan ik leden van vorig werkjaar terugvinden?
In Keeo vind je ook alle gegevens van vorige werkjaren terug. Je krijgt een overzicht van alle ingeschreven leden, ledenaantallen, functies, ... Om de gegevens van een vorig werkjaar te raadplegen, klink je links onderaan op het werkjaar en selecteer je een werkjaar uit het verleden. De info van voorgaande werkjaren
Aansluiting occasionele vrijwilliger
Personen die niet ingeschreven zijn als lid bij FOS en deelnemen aan een activiteit, kan je als Keeo-verantwoordelijke tijdelijke aansluiten via de aansluiting voor occasionele vrijwilligers. We mikken hiervoor dus voornamelijk op kookouders en andere vrijwilligers die af en toe eens komen helpen (zonder hierbij leiding te geven aan leden)