Online vs handmatige betalingen

Online betalingen

Kies je enkel voor online betalingen via Stripe en/of Payconiq? Dan worden de betalingen in Keeo automatisch gemarkeerd als betaald. Dit betekent minder opvolgingswerk langs jullie zijde, uiteraard tegen een kleine kost.

Kies je enkel voor deze betalingsmethodes, gebeuren betalingen meteen bij het inschrijven/bestellen. Geen achternageloop meer voor openstaande rekeningen en jullie beschikken als eenheid (op voorhand) meteen over het geld.

Handmatige betalingen

Kiezen jullie er als eenheid voor om alsnog betalingen via overschrijving / ter plaatse te ontvangen, dan is het belangrijk om deze betalingen goed op te volgen.

Je zal regelmatig de bankafschriften erbij moeten nemen en de bedragen die jullie via overschrijving ontvangen hebben, handmatig afpunten in Keeo.

Werkwijze: Meer > Boekhouding > Te ontvangen bedragen
Zoek het lid waarvoor je een betaling ontvangen hebt. Klik de lijn open.
Klik op 'betaling registreren'. Indien het om een deelbetaling gaat, vink evt. bepaalde zaken uit.
Pas evt. de betalingsdatum aan en sla op.

Indien het om een volledige betaling gaat, zal de lijn verdwijnen uit het overzicht van 'te otvangen bedragen'.

Indien de ouders bij een inschrijving voor overschrijving gekozen hebben, zal dat bedrag al bij 'in verwerking staan'*.

Automatische betalingsherinneringen

Als je handmatige betalingen toestaat, raden we aan om de betalingsherinneringen in te schakelen.

Dan zal Keeo automatisch mails versturen met een vraag tot betaling volgen de frequentie en max. aantal mails die jullie ingesteld hebben.

Werkwijze: Instellingen > Notificaties voor openstaande bedragen > Inschakelen
Kies vanaf welk e-mailadres je de herinneringen wilt verzenden (deze kan je toevoegen via Meer > Instellingen > Afzenders); hoeveel dagen je tussen de verschillende e-mails wilt laten en hoeveel e-mails er max. uitgestuurd moeten worden.