Overzicht

Nieuw werkjaar aanmaken

Een werkjaar start op 1 september en eindigt op 31 augustus. Vanaf 1 juli (2 maanden op voorhand) is het mogelijk om een nieuw werkjaar aan te maken om jullie inschrijvingen op te starten. Hierdoor kan je dus tijdelijk in 2 werkjaren tegelijk aanpassingen doen.

Als je als eenheid ervoor kiest om zelf geen nieuw werkjaar aan te maken tijdens de zomerperiode, dan zal Ravot dit automatisch voor jullie doen op 1 september. Vanaf 1 september is het dan ook niet meer mogelijk om aanpassingen te doen in het vorige werkjaar.

Ga naar de 'Leden' tab. Links onderaan kan je switchen tussen de verschillende werkjaren. Kies het volgende scoutsjaar.

switchen tussen scoutsjaren

Zodra je het nieuwe werkjaar aanduidt, zal je de eerste keer een pop-up venster te zien krijgen om het nieuwe scoutsjaar aan te maken.

pop-up bij activeren nieuw scoutsjaar

Zodra je op de knop Kopie maken klikt, zal Keeo het nieuwe werkjaar aanmaken. Zoals je in deze pop-up kan lezen, vergeet zeker niet:

  • De prijzen en leeftijdsbeperkingen van jouw leeftijdsgroepen in te stellen. De structuur van jouw leeftijdsgroepen blijft wel behouden. Als je geen prijs instelt en je zet jouw leeftijdsgroep open, dan kunnen leden gratis inschrijven, wat uiteraard niet de bedoeling is, want ingeschreven leden (actieve aansluiting) worden achteraf aangerekend door FOS Nationaal.
  • De inschrijvingen van alle leeftijdsgroepen staan bij het openen van een nieuws werkjaar automatisch op gesloten. Controleer per leeftijdsgroep alle instellingen en zet deze open als je wil dat leden (of ouders) zichzelf kunnen inschrijven. Het is altijd mogelijk om als Keeoverantwoordelijke leden in te schrijven in een leeftijdsgroep, ook al staan deze op gesloten. Een leeftijdsgroep open zetten is deze zichtbaar maken, zodat leden (of ouders) zichzelf kunnen inschrijven via hun eigen account.
  • Controleer niet alleen de instellingen per leeftijdsgroep, maar ook de algemene instellingen van je eenheid via Mijn eenheid - tabblad 'meer' - instellingen.
  • Vergeet niet leden opnieuw in te schrijven voor het nieuwe werkjaar of jullie leeftijdsgroepen open te zetten en jullie leden/ouders te contacteren met de vraag om zichzelf in te schrijven voor het nieuwe werkjaar.