Leden beheren met meerdere ouders

In Keeo is het mogelijk dat meerdere ouders toegang hebben tot dezelfde leden. Op die manier kunnen meerdere ouders wijzigingen aanbrengen aan de gegevens van leden of ze inschrijven voor bepaalde activiteiten.

Keeo handelt dit eigenlijk volledig automatisch af. De enige voorwaarde is dat alle ouders met het juiste e-mailadres zijn toegevoegd aan de leden. Dat doen ze zelf via het ledenportaal. Aan de hand van de beveiligingscode kunnen extra accounts toegevoegd worden aan een lid.

Wie kan een lid beheren?

Alle e-mailadressen die ingesteld zijn bij ouders van leden jonger dan 18 jaar (of leden jonger dan 24 die geen adres hebben ingesteld bij het lid zelf*) kunnen een account aanmaken of inloggen met dat e-mailadres om toegang te krijgen tot dat lid. Daarnaast kan je ook een e-mailadres instellen bij het lid zelf (dus niet bij de ouders), dit e-mailadres heeft ongeacht de leeftijd ook altijd toegang.

* Je kan dit voorkomen door meerderjarige leden te verplichten om een eigen adres in te stellen bij Instellingen > Persoonsgegevens van leden.

Je kan zelf heel gemakkelijk zien welke accounts al toegang hebben tot een lid. Open het lid daarvoor in Keeo (inloggen als beheerder). In de rechterkolom onder 'Accounts' staan de e-mailadressen die een account kunnen koppelen aan een lid, zonder de beveiligingscode.
Een envelopje voor de naam wil zeggen dat het account nog niet geregistreerd is. Dat verandert in een mannetje indien er wel geregistreerd werd.
Het blauw bolletje achter de naam duid aan dat dit het e-mailadres van het lid zelf is (of toch bij de ledengegevens staat).

Hoe kan een ouder een lid beheren?

Een ouder kan een lid beheren door een account aan te maken of in te loggen op een e-mailadres dat is ingesteld bij één van de ouders van een lid.

Vaak weten ouders niet met welk e-mailadres ze een account moeten aanmaken. Daarom kan je een e-mail naar ouders versturen met daarin een 'magische' knop. Als ouders op die knop duwen, worden ze ofwel geholpen om een account aan te maken met het juiste e-mailadres ofwel om in te loggen met het juiste e-mailadres (op die manier voorkom je dat ouders met een e-mailadres dat niet in het systeem gekend is een account aanmaken).

Als een nieuw lid ingeschreven wordt, staat deze uitleg ook altijd in de bevestigingsmail die verzonden wordt naar alle ouders en het lid zelf (als die een e-mailadres heeft). Daarin staat ook een magische knop.

Hoe iemand extra toegang geven?

Dat kan door een ouder toe te voegen met dat e-mailadres, het e-mailadres van één van de ouders aan te passen, of door het e-mailadres van het lid zelf in te stellen. Daarna kan die persoon een account aanmaken op dat e-mailadres om toegang te krijgen.

Hoe iemand de toegang ontzeggen?

Dat kan door de ouder of e-mailadres te verwijderen van een lid (indien nodig op alle plaatsen). Daarna kan je in de rechterkolom het account (als er een account bestond met dat e-mailadres) loskoppelen van een lid door op het vuilbakje naast het e-mailadres te klikken. Als de ouder nog geen account had aangemaakt, zal dat automatisch gebeuren.

Je kan een ouder loskoppelen door het lid te bewerken en het vinkje uit te vinken en op te slaan. De gegevens van de ouder worden pas verwijderd als de ouder is losgekoppeld bij alle broers/zussen. Kijk ook even na of het e-mailadres van de ouder niet werd opgegeven als het e-mailadres van het lid zelf.

Na het verwijderen van de ouder moet je mogelijks ook het account verwijderen in het menu 'Accounts'. Als je met je muis over een account gaat verschijnt een vuilbakje (als deze niet verschijnt heb je het e-mailadres nog niet overal bij dit lid verwijderd).