Hoe schrijf je leden in als Keeo-verantwoordelijke?

Een bestaand lid inschrijven

Wil je graag een bestaand lid inschrijven, iemand die ooit al was ingeschreven in het ledenplatform van FOS (zowel in de vorige of nieuwe Keeo). Dan heb je 2 mogelijkheden:

Bestaand lid opzoeken

Klik op het + teken rechts bovenaan op het tabblad leden. Via de knop zoek bestaande leden kan je elk lid terugvinden dat ooit was ingeschreven in jouw FOS-eenheid. Als je iemand niet direct terugvindt, pas je best de filter eerst aan.

Lid/leden opzoeken in vorig werkjaar

Aangezien het lid nog niet is ingeschreven in het huidige werkjaar, maar wel in één van de voorgaande jaren, zal je eerst links onderaan het werkjaar moeten aanpassen naar vorig werkjaar (of daarvoor). Nu krijg je alle info te zien van leden die waren ingeschreven in het betreffende werkjaar. De info van voorgaande werkjaren is trouwens enkel raadpleegbaar en niet meer aanpasbaar.

Je kan dan een lid of meerdere leden (bulkinschrijving) selecteren door ze aan te vinken door op de 3 puntjes rechts bovenaan de pagina te klikken of op de rechtermuisknop te klikken. Nu krijg je de verschillende handelingen te zien die je kan uitvoeren voor dit geselecteerd lid (of leden). Je kiest dan voor Inschrijven voor (Tak selecteren). Het lid is nu toegevoegd. Schrijf je een lid in bij één van de Takken, zal de aansluiting automatisch veranderen naar actief. Schrijf je het lid in één van de andere groepen of een andere zelfgemaakte categorie? Dan zal de aansluiting nog steeds dezelfde blijven.

Als je deze persoon wilt verzekeren, dus de aansluiting op 'Actief' wil zetten (in plaats van 'niet verzekerd' of 'verlopen'), dan klik je op deze persoon waardoor de gegevens van het lid zichtbaar worden.

Onder het tabblad aansluiting in de ledenfiche kan je kiezen om een aansluiting of verzekering toe te voegen aan deze persoon. Het lid krijgt nu de status actief en is verzekerd. Het lid zal bijgevolg ook op de volgende lidgeldfactuur van FOS aangerekend worden.

Wil je graag het inschrijvingsbedrag (of ander bedrag) terug vorderen van dit lid dat je zonet hebt ingeschreven als Keeo-verantwoordelijke? Ga dan naar het tabblad Rekening en klik op bedrag aanrekenen. Nu kan je een openstaand bedrag en bijhorende omschrijving toevoegen aan dit lid. Het lid zal via Ledenportaal een snelle actie (melding) ontvangen met een betalingsuitnodiging om deze openstaande schuld te vereffenen. Het lid kan deze openstaande schuld rechtstreeks betalen via de ingestelde betalingsmogelijkheden van jouw eenheid.

Wil je een (splinter)nieuw lid inschrijven?

Een (splinter)nieuw lid voeg je enkel toe als het lid nog nooit in het verleden was ingeschreven in het ledenplatform van FOS (zowel in de vorige als huidige Keeo). Via Mijn eenheid ga je naar het tabblad Leden en kies je de leeftijdsgroep waar je het lid wil inschrijven. Daarna klik je rechts bovenaan op het + teken, namelijk leden inschrijven. Nu kies je voor + Splinternieuw lid en vul je de gegevens in van het lid. Het lid is nu toegevoegd aan deze leeftijdsgroep of werkgroep.

Wanneer schrijf je leden in als Keeo-verantwoordelijke?

Als je hebt gekozen om leden zelf te laten inschrijven kan je ook een lid manueel in het systeem toevoegen met als aansluiting 'actief' , maar dit is een methode die we minder aanraden en enkel zouden aanbevelen in onderstaande situaties:

Als een lid er niet in slaagt om online in te schrijven (bv. moeilijkheden met werken van computer)
Jullie (oud-)FOSsers of externen willen inschrijven voor een verzekering voor occasionele vrijwilligers en het lid zich waarschijnlijk ook niet zelf wenst aan te melden in Keeo wegens een beperkte betrokkenheid met de groep.
Jullie werkgroepen aanmaken en 'niet verzekerde leden' willen toevoegen om alle gegevens centraal te bewaren en makkelijk te kunnen raadplegen, exporteren en naar te mailen vanuit Keeo. De 'niet verzekerde leden' zijn leden die je toevoegt aan een bepaalde werkgroep of andere zelfgemaakte categorie maar dus niet verzekerd zijn.

Waarom niet echt aan te bevelen? Je hebt het lid wel in Keeo toegevoegd, maar voor het lid zelf is het nu moeilijk om te weten met welk account ze kunnen inloggen om hun gegevens te wijzigen, hun inschrijving te verlengen of om bijvoorbeeld in te schrijven voor activiteiten. Je weet dus niet zeker of dit e-mailadres (nog) juist is, aangezien het lid of de ouder zelf geen account heeft aangemaakt.

Ook als je werkt met online betalingen in Keeo, zal je het lid handmatig een openstaand bedrag moeten toekennen (als je dit bedrag wil terugvorderen), nadat je de aansluiting in orde hebt gebracht in plaats van dat het lid of ouder de online betaling rechtstreeks in orde brengt bij de inschrijving.

Als je hebt gekozen om de leden allemaal zelf in te schrijven en verder geen gebruik willen maken van de functionaliteiten in Keeo (bv:.online betalingen, activiteitenmodule, eigen vragenlijsten zoals digitale medische fiches etc.), dan schrijf je zoals hierboven alle leden in. Alle leden die je inschrijft en de status actief hebben, zullen aangerekend worden op de lidgeldfactuur van FOS.