Overzicht

Fiscaal attest kinderopvang (281.86) aanmaken

In Keeo kan je slimme documenten genereren. Daarbij ondersteunen we ook het ingewikkeldere Fiscaal Attest voor kinderopvang (281.86). Hoe je die aanmaakt lees je hier.

💡
Een voorwaarde om fiscale attesten (en deelnamebwijzen) te generen in Keeo is dat de deelnemers ingeschreven zijn via Keeo voor de activiteit waarvoor je een attest wil opstellen.
⚠️
Feitelijke verenigingen (= je hebt geen VZW) hebben niet meteen toegang tot Belcotax. Zij moeten een speciaal nummer aanvragen. Belangrijk is dat je hier niet te lang mee wacht en het nummer nu al aanvraagt. Volg de instructies op de site van de overheid (zonder ondernemingsnummer) of lees het artikel op scoutsmap.
💡
Maak 1 fiscaal attest aan voor alle activiteiten van het afgelopen kalenderjaar. Enkel op deze manier kan Keeo een bruikbaar document genereren dat ingediend kan worden via Belcotax-on-Web.

Stap 1: gegevens verzamelen

Voor je de attesten aanmaakt, geef je de ouders de mogelijkheid om ontbrekende gegevens in te vullen (het rijksregisternummer en de adresgegevens van de schuldenaar) alsook om de gegevens van het lid na te kijken via het Ledenportaal in Keeo. Stuur hiervoor een algemene mail vanuit Keeo naar je leden met de nodige instructies.

Welke gegevens heb je nodig om het fiscaal attest te kunnen invullen?

  • Naam + voornaam
  • Rijksregisternummer
  • Adres

Dit zowel van het lid als van de schuldenaar.

Wie is de schuldenaar?

De persoon die het lid-/kampgeld heeft betaald. Meestal is dit één van de ouders. Als de ouders wettelijk samenwonend of getrouwd zijn, maakt het niet uit welke van de ouders je invult. In het andere geval vult men best de ouder in die het kind fiscaal ten laste heeft, anders krijgt men geen fiscaal voordeel.

Bij gescheiden ouders is het voorlopig het gemakkelijkste dat één ouder het als fiscaal voordeel opgeeft. Willen beide ouders toch een apart attest omdat ze samen het lidgeld betalen, dan is manueel werk noodzakelijk. Hiervoor dupliceer je een attest dat door Keeo werd aangemaakt, pas je de gegevens van de schuldenaar op beide attesten aan (één voor elke ouder), en deel je de prijs door 2. Opgelet: dat heeft enkel zin als beide ouders nog steeds het kind fiscaal ten laste hebben.

Stap 2: document aanmaken

Ga in het menu via 'Meer' naar 'Documenten', en kies voor 'Nieuw document'.

Kies voor type 'Fiscaal attest kinderopvang (281.86)'.

Het fiscaal attest bestaat uit verschillende blokken.

  • Eenheid: deze gegevens worden overgenomen uit de algemene instellingen in Keeo
  • Vergunningstype: voor een FOS-eenheid is dit normaliter 'Gemeenten, gemeenschappen of gewesten'
  • Certificeringsautoriteit: dit is het adres van de gemeente/het gemeentebestuur waarvan jullie subsidies ontvangen
  • Ondertekening: iemand die de eenheid kan vertegenwoordigen, bv. de eenheidsleiding (= hoedanigheid).

Inschrijvingen koppelen

Selecteer voor welke activiteiten (en dus inschrijvingen) je een fiscaal attest wil opstellen.
Een fiscaal attest wordt altijd per kalenderjaar opgesteld.
In januari 2026 (aanslagjaar) zal je een fiscaal attest moeten opstellen voor 2025 (inkomstenjaar). bv. weekend; paaskamp en zomerkamp.

Leeftijdsbeperking

Enkel leden jonger of gelijk aan 13 jaar komen in aanmerking (dus jonger dan 14 jaar). Kinderen met een zware handicap komen in aanmerking tot en met 20 jaar.

Keeo houdt automatisch rekening met de leeftijd van het lid op het moment van de activiteit (voor leden die 14 jaar worden in de loop van het jaar komen dus enkel de activiteiten voor die verjaardag in aanmerking).

Handtekening

Je moet een foto van je handtekening toevoegen zodat die op alle attesten kan worden toegevoegd. Hiervoor kan je een online tool gebruiken, dat scheelt je wat scanwerk, bv. https://szimek.github.io/signature_pad/ (daarna exporteren naar png of svg).

Stap 3: nakijken

Na het aanmaken van een document, wordt die aangemaakt als 'Klad'. Het is dus nog voor niemand zichtbaar, en je kan het allemaal nog verwijderen als je iets fout had ingegeven.

Je kan doorklikken om elk individueel aangemaakt document te bekijken. Via de rechtermuisknop of (...) kan je een document downloaden om het te bekijken.

Keeo zal aangeven als er documenten onvolledig zijn (bv. er ontbreekt een naam, adres, geboortedatum, prijs).

Voorbeeld van een waarschuwing en onvolledig document.

Onvolledige documenten kunnen niet gedownload worden door leden. Maar ze zijn wel zichtbaar zodra je het document publiceert. Als leden dat document zullen proberen downloaden, zal gevraagd worden om hun gegevens eerst aan te vullen.

Stap 4: publiceren

Als alles in orde is, kan je publiceren. Nu geef je de leden best nog even de tijd om de gegevens na te kijken. Je stuurt dus best opnieuw een e-mail naar alle leden met de melding dat het attest beschikbaar is in het ledenportaal. Als ze de gegevens willen wijzigen kan dit via het Ledenportaal. Het document zal dan automatisch aangepast worden (je kan dit later uitzetten). Communiceer best wel dat ze binnen x aantal dagen de gegevens moeten nagekeken hebben.

Hoe ontbrekende gegevens verzamelen?
Onvolledige documenten kunnen pas gedownload worden na het aanvullen van alle gegevens.

Sowieso is het handig om alle ouders te verwittigen als de fiscale attesten in het ledenportaal werden toegevoegd. Ze krijgen hiervan geen automatische e-mail.

Stap 5: indienen (probeer dit al op voorhand zonder in te dienen)

⚠️
Feitelijke verenigingen (= je hebt geen VZW) hebben niet meteen toegang tot Belcotax. Zij moeten een speciaal refertenummer aanvragen. Belangrijk is dat je hier niet te lang mee wacht en het nummer nu al aanvraagt. Volg de instructies op de site van de overheid (zonder ondernemingsnummer).

Voor 28 februari van het jaar volgend op de activiteiten moet je alles indienen via Belcotax-on-web, maar doe dit liefst minstens een week op voorhand.

  1. Kijk alles nog een laatste keer na. Hierna mag je geen wijzigingen meer maken.
  2. Schakel 'Automatische gegevens aanpassen' uit.
  3. Kies voor 'Exporteren naar XML'
  4. Beantwoord de vragen. Als feitelijke vereniging vul je het refertenummer in dat je had aangevraagd bij Belcotax (zie boven).
  5. Er wordt nu een XML-document gedownload. Stamhoofd zal alle documenten een uniek oplopend nummer geven (je kan die zien door een document open te klikken of door het kolomnummer zichtbaar te maken). Dit is noodzakelijk voor Belcotax, maar staat niet op de documenten zelf. Als je later foutmeldingen krijgt, zal Belcotax altijd dit nummer vermelden, en op die manier kan je het oorspronkelijke document terugvinden.
  6. Nu moet je het XML-bestand omzetten in een BOW bestand via de validatiemodule van Belcotax. Die kan je hier downloaden. Hiervoor heb je Java nodig. Wij bieden geen ondersteuning bij het openen van dit programma*, voor vragen kan je opnieuw bij Belcotax zelf terecht en in hun handleiding.
    Bij het omzetten moet je erop letten dat het nog altijd mogelijk is dat je foutmeldingen krijgt. Bv. als één van de leden een ongeldig rijksregisternummer heeft opgegeven, of als de postcode ongeldig is... Zo is er ook een absurd maximum van 28 tekens op de lengte van de naam van jouw vereniging, om maar iets te noemen. In deze gevallen kan je de documenten nog corrigeren en daarna opnieuw de XML exporteren.
De validatiemodule van Belcotax waarmee je jouw XML-bestand kan omzetten naar een .bow bestand

7. Het uiteindelijke BOW bestand dat uit de validatiemodule kwam, kan je in Belcotax zelf uploaden en insturen (zie documentatie).

Op deze prachtige website kan je jouw .bow bestand uploaden en doorsturen.

Het kan ook zijn dat je document opgeladen is, maar nog niet verwerkt. Dan kan je later nog altijd foutmeldingen doorgestuurd krijgen via email (op het emailadres dat je had ingegeven). Je krijgt altijd een bevestiging van goede ontvangst als het gelukt is (na 48 uur), dus als je niets krijgt, is er mogelijks iets mis. Contacteer in dat geval Belcotax.

Je kan ook waarschuwingen krijgen. Bijvoorbeeld dat het rijksregisternummer bij een lid ontbreekt. Die kan je meestal negeren, maar kijk ze even na.

Krijg je een foutmelding waar je écht niet aan uit kan, en waarvan je eerst zelf hebt onderzocht dat het niet aan een fout document ligt? Dan kan je ons contacteren via keeo@fos.be.