Deelname of inschrijvingsbewijzen aanmaken

Sommige mutualiteiten of overheden vragen bepaalde attesten voor bijvoorbeeld de terugbetaling van een kamp of inschrijvingsgeld. Daarvoor kan je automatisch deelname-, inschrijving- en/of betalingsattesten aanmaken in Keeo.

De meeste mutualiteiten zullen ook hun eigen template online beschikbaar maken, maar die hoef je niet te volgen. Het is namelijk onmogelijk om alle mogelijke templates zelf aan te bieden in het ledenportaal, en voor ouders/leden vaak ook veel gemakkelijker als ze gewoon met één document overal terecht kunnen.

💡

Een voorwaarde om deelnamebewijzen (en fiscale attesten) te generen in Keeo is dat de deelnemers ingeschreven zijn via Keeo voor de activiteit waarvoor je een attest wil opstellen.

Aangemaakte documenten zijn na publicatie beschikbaar in het ledenportaal.

Stap 1: document aanmaken

Ga in het menu via 'Meer' naar 'Documenten', en kies voor 'Nieuw document' (onderaan).

Kies voor type 'Deelname of inschrijvingsbewijs'. Hieronder kan je dan een echte titel kiezen voor jouw document, afhankelijk waarvoor je het wilt gebruiken. Bijvoorbeeld 'Deelnamebewijs zomerkamp 2025'.

Andere info

'Extra informatie': hier kan je nog manueel tekst op het document toevoegen. Je kan dit later nog aanpassen om de documenten te fine-tunen.
'Ondertekening': Vul jouw naam (+functie) in en upload een foto van je handtekening of stempel
'Zichtbare gegevens': Kies welke gegevens je op het attest wil opnemen (we raden aan om alles aan te vinken) bij 'zichtbare gegevens'
'Inschrijvingen': kies voor welke groep (lidgeld) of activiteit je een deelnamebewijs wil aanmaken.
Je kan ervoor kiezen om enkel een bewijs aan te maken indien lidgeld/deelname betaald werd.

Handtekening

Je moet een foto van je handtekening toevoegen zodat die op alle attesten kan worden toegevoegd. Hiervoor kan je een online tool gebruiken, dat scheelt je wat scanwerk, bv. https://szimek.github.io/signature_pad/ (daarna exporteren naar png of svg).

Stap 2: nakijken

Na het aanmaken van een document, wordt die aangemaakt als 'Klad'. Het is dus nog voor niemand zichtbaar, en je kan het nog verwijderen als je iets fout had ingegeven.

Je kan doorklikken om elk individueel aangemaakt document te bekijken. Via rechtermuisknop of (...) kan je een document downloaden om het te bekijken.

Keeo zal aangeven als er documenten onvolledig zijn (bv. er ontbreekt een naam, adres, geboortedatum).

Voorbeeld van een waarschuwing en onvolledig document.

Onvolledige documenten kunnen niet gedownload worden door leden. Maar ze zijn wel zichtbaar zodra je het document publiceert. Als leden dat document zullen proberen downloaden, zal gevraagd worden om hun gegevens eerst aan te vullen. Ideaal dus!

Stap 3: publiceren

Als alles in orde is, kan je publiceren. Het document zal dan automatisch zichtbaar worden in het ledenportaal. Na het publiceren kan je ervoor kiezen of je de documenten ook nog automatisch wilt bijwerken als de gegevens nog zouden veranderen (bv. een lid wijzigt het adres). Vink dit indien nodig uit.